jelaskan langkah langkah menyusun surat dinas – Surat dinas merupakan salah satu jenis surat yang biasa digunakan dalam kegiatan administrasi di lingkungan kantor atau instansi pemerintah. Surat dinas biasanya digunakan untuk keperluan antar instansi, antar bagian, atau antar pegawai di suatu instansi. Surat dinas juga dapat digunakan untuk keperluan pengadaan barang atau jasa, pengajuan proposal, maupun pemberian rekomendasi.
Menyusun surat dinas memerlukan ketelitian dan kejelasan dalam penggunaan bahasa serta format penulisan yang sesuai dengan standar yang berlaku. Berikut adalah beberapa langkah-langkah dalam menyusun surat dinas yang baik dan benar.
1. Tentukan jenis surat dinas yang akan disusun
Langkah pertama dalam menyusun surat dinas adalah menentukan jenis surat dinas yang akan disusun. Jenis surat dinas yang umum digunakan antara lain surat permohonan, surat pemberitahuan, surat pemberian rekomendasi, surat undangan, dan lain sebagainya. Setelah jenis surat dinas ditentukan, perhatikan tujuan dan isi dari surat dinas tersebut.
2. Tentukan format penulisan surat dinas
Setelah menentukan jenis surat dinas, langkah berikutnya adalah menentukan format penulisan surat dinas. Surat dinas harus memiliki format yang jelas dan mudah dipahami oleh pembaca. Format penulisan surat dinas antara lain mencakup header surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran surat, perihal surat, isi surat, dan penutup surat.
3. Buat draft surat dinas
Setelah menentukan format penulisan surat dinas, langkah selanjutnya adalah membuat draft surat dinas. Draft surat dinas harus memuat tujuan dan isi surat dinas dengan jelas, serta memperhatikan tata bahasa dan penulisan yang benar. Draft surat dinas juga harus memuat informasi yang diperlukan seperti nama instansi, jabatan, serta nama dan alamat penerima surat dinas.
4. Periksa ulang dan revisi
Setelah membuat draft surat dinas, langkah berikutnya adalah memeriksa ulang isi surat dinas tersebut. Pastikan bahwa surat dinas tersebut sudah sesuai dengan format penulisan surat dinas yang telah ditentukan, serta bahasa dan penulisan yang benar. Jika ditemukan kesalahan atau kekurangan, lakukan revisi terhadap surat dinas tersebut.
5. Finalisasi surat dinas
Setelah melakukan revisi, langkah terakhir adalah finalisasi surat dinas. Pastikan bahwa surat dinas sudah lengkap dengan nomor surat, tanggal surat, lampiran surat, perihal surat, dan penutup surat. Surat dinas juga harus ditandatangani oleh pengirim surat dinas dan dilampiri dengan tanda tangan atau stempel instansi.
Dalam menyusun surat dinas, perlu diperhatikan beberapa hal penting seperti pemilihan jenis surat dinas yang tepat, format penulisan surat dinas yang jelas, penggunaan bahasa dan penulisan yang benar, serta memperhatikan hal-hal yang perlu disertakan dalam surat dinas. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas, diharapkan dapat membantu dalam menyusun surat dinas yang baik dan benar.
Rangkuman:
Penjelasan: jelaskan langkah langkah menyusun surat dinas
1. Menentukan jenis surat dinas yang akan disusun dengan memperhatikan tujuan dan isi surat tersebut.
Langkah pertama dalam menyusun surat dinas adalah menentukan jenis surat dinas yang akan disusun dengan memperhatikan tujuan dan isi surat tersebut. Jenis surat dinas yang dapat digunakan antara lain surat permohonan, surat pemberitahuan, surat pemberian rekomendasi, surat undangan, dan lain sebagainya. Setelah jenis surat dinas ditentukan, perlu diperhatikan tujuan dan isi dari surat dinas tersebut.
Pemilihan jenis surat dinas yang tepat sangat penting karena akan mempengaruhi cara penulisan surat dinas tersebut. Sebagai contoh, jika tujuan surat dinas adalah untuk meminta izin, maka jenis surat dinas yang tepat adalah surat permohonan. Sedangkan jika tujuan surat dinas adalah untuk memberikan rekomendasi, maka jenis surat dinas yang tepat adalah surat pemberian rekomendasi.
Selain itu, perlu diperhatikan isi surat dinas tersebut. Isi surat dinas harus jelas dan terstruktur dengan baik sehingga dapat memudahkan pembaca untuk memahami maksud dan tujuan dari surat dinas tersebut. Isi surat dinas juga harus sesuai dengan tujuan surat dinas yang ditentukan sebelumnya.
Dalam menentukan jenis surat dinas, perlu juga diperhatikan kebijakan dan aturan yang berlaku di instansi atau lembaga yang bersangkutan. Sebagai contoh, jika suatu instansi memiliki aturan tertentu mengenai jenis surat dinas yang harus digunakan dalam suatu kegiatan, maka harus memperhatikan aturan tersebut dalam menentukan jenis surat dinas yang akan disusun.
Dengan menentukan jenis surat dinas yang tepat dan memperhatikan tujuan serta isi surat dinas tersebut, diharapkan dapat membantu dalam menyusun surat dinas yang efektif dan efisien.
2. Menentukan format penulisan surat dinas yang jelas dan mudah dipahami oleh pembaca, mencakup header surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran surat, perihal surat, isi surat, dan penutup surat.
Langkah kedua dalam menyusun surat dinas adalah menentukan format penulisan surat dinas yang jelas dan mudah dipahami oleh pembaca. Format penulisan surat dinas harus mengikuti standar yang berlaku dan terdiri dari beberapa bagian penting, yaitu:
1. Header Surat
Header surat berisi informasi mengenai nama instansi, alamat, nomor telepon, nomor fax, dan alamat email. Hal ini bertujuan agar surat dinas mudah diidentifikasi oleh penerima surat.
2. Nomor Surat
Nomor surat digunakan untuk memudahkan proses pengarsipan surat dinas dan memudahkan tracking surat dinas tersebut. Nomor surat biasanya terdiri dari beberapa angka yang diawali dengan kode singkatan instansi dan tanggal surat.
3. Tanggal Surat
Tanggal surat merupakan tanggal dibuatnya surat dinas dan juga menjadi acuan waktu dalam menjalankan isi surat dinas tersebut.
4. Lampiran Surat
Lampiran surat digunakan untuk menyertakan dokumen atau informasi tambahan yang mendukung isi surat dinas. Jika terdapat lampiran, sebutkan jumlah lampiran dan jenis dokumen yang disertakan.
5. Perihal Surat
Perihal surat berisi tentang pokok permasalahan atau tujuan surat dinas yang ditulis secara singkat dan jelas. Perihal surat harus memuat informasi yang cukup dengan kalimat yang ringkas, sehingga penerima surat dapat dengan cepat memahami maksud dan tujuan surat dinas tersebut.
6. Isi Surat
Isi surat dinas memuat informasi atau pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim surat dinas. Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang jelas dan singkat, serta memperhatikan tata bahasa dan ejaan yang benar.
7. Penutup Surat
Penutup surat berisi ucapan terima kasih, kesediaan untuk memberikan informasi lebih lanjut, atau ucapan salam yang sopan. Penutup surat biasanya ditandai dengan kata-kata “Hormat kami” atau “Salam Hormat”.
Dalam menentukan format penulisan surat dinas, perlu diperhatikan bahwa penggunaan bahasa formal dan sopan sangat penting. Format penulisan surat dinas yang baik dan benar dapat mempengaruhi kesan dan citra instansi atau perusahaan yang menerbitkan surat dinas tersebut.
3. Membuat draft surat dinas dengan memperhatikan tata bahasa dan penulisan yang benar serta memuat informasi yang diperlukan seperti nama instansi, jabatan, serta nama dan alamat penerima surat dinas.
Poin ketiga dari langkah-langkah menyusun surat dinas adalah membuat draft surat dinas. Setelah menentukan jenis surat dinas dan format penulisan yang akan digunakan, langkah selanjutnya adalah menyusun draft surat dinas. Pada tahap ini, penulis harus memperhatikan tata bahasa dan penulisan yang benar serta memuat informasi yang diperlukan seperti nama instansi, jabatan, serta nama dan alamat penerima surat dinas.
Dalam menyusun draft surat dinas, penulis harus dapat mengekspresikan tujuan dan isi surat dinas dengan jelas dan singkat. Sehingga, pembaca dapat dengan mudah memahami maksud dan tujuan dari surat dinas tersebut. Draft surat dinas juga harus memuat informasi yang relevan dan diperlukan seperti nomor surat, tanggal surat, perihal surat, dan isi surat.
Pada tahap ini, penulis juga harus memperhatikan tata bahasa dan penulisan yang benar. Surat dinas harus menggunakan bahasa formal dan sopan serta tidak menggunakan bahasa yang ambigu atau sulit dipahami oleh pembaca. Selain itu, penulis juga harus memperhatikan tata letak surat dinas yang baik dan benar dengan menggunakan format penulisan surat dinas yang telah ditentukan sebelumnya.
Informasi yang harus disertakan dalam draft surat dinas antara lain, nama dan alamat penerima surat dinas, isi surat dinas, serta informasi lain yang relevan seperti nomor surat, tanggal surat, dan perihal surat. Setelah menyusun draft surat dinas, penulis harus melakukan pengecekan ulang terhadap tata bahasa, penulisan, dan kesesuaian isi surat dinas dengan tujuan dan format penulisan yang telah ditentukan sebelumnya.
Dengan menyusun draft surat dinas dengan baik, maka akan memudahkan penulis dalam menyusun surat dinas yang akurat dan jelas, serta dapat meminimalisir kesalahan atau kekeliruan dalam penulisan surat dinas.
4. Memeriksa ulang isi surat dinas dan melakukan revisi jika ditemukan kesalahan atau kekurangan.
Setelah membuat draft surat dinas, langkah selanjutnya dalam menyusun surat dinas yang baik dan benar adalah memeriksa ulang isi surat dinas dan melakukan revisi jika ditemukan kesalahan atau kekurangan.
Pemeriksaan ulang dilakukan untuk memastikan bahwa isi surat dinas sudah sesuai dengan tujuan dan isi surat yang hendak disampaikan. Dalam pemeriksaan ini, perlu diperhatikan tata bahasa dan penulisan yang benar, serta penggunaan istilah dan format yang sudah ditetapkan.
Revisi dilakukan jika ditemukan kesalahan atau kekurangan dalam isi surat dinas. Kesalahan atau kekurangan dalam surat dinas dapat mempengaruhi pemahaman dan kesan pembaca terhadap surat tersebut. Oleh karena itu, perlu dilakukan revisi dengan memperbaiki kesalahan atau kekurangan yang ditemukan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan revisi surat dinas antara lain:
1. Cek tata bahasa dan penulisan: Periksa kembali tata bahasa dan penulisan surat dinas. Pastikan bahwa surat dinas sudah menggunakan bahasa yang baik dan benar serta penulisan yang sesuai dengan format yang ditetapkan.
2. Periksa kembali informasi yang tercantum: Pastikan bahwa informasi yang dicantumkan dalam surat dinas sudah benar dan sesuai dengan fakta. Misalnya, pastikan bahwa nama dan alamat penerima surat dinas sudah benar.
3. Periksa kembali format surat dinas: Pastikan bahwa surat dinas sudah menggunakan format yang sesuai. Perhatikan nomor surat, tanggal surat, lampiran surat, perihal surat, isi surat, dan penutup surat.
4. Revisi ulang kalimat yang kurang jelas: Jika terdapat kalimat yang kurang jelas, perlu dilakukan revisi ulang untuk memperjelas makna serta tujuan dari surat dinas tersebut.
Dengan melakukan pemeriksaan ulang dan revisi, surat dinas yang disusun akan lebih baik dan memudahkan pembaca dalam memahami isi surat dinas tersebut.
5. Finalisasi surat dinas dengan memastikan surat dinas sudah lengkap dengan nomor surat, tanggal surat, lampiran surat, perihal surat, dan penutup surat serta ditandatangani oleh pengirim surat dinas dan dilampiri dengan tanda tangan atau stempel instansi.
Poin kelima dalam langkah-langkah menyusun surat dinas adalah finalisasi surat dinas. Setelah melakukan revisi, langkah terakhir adalah memastikan bahwa surat dinas sudah lengkap dengan nomor surat, tanggal surat, lampiran surat, perihal surat, dan penutup surat.
Nomor surat merupakan nomor identifikasi yang diberikan pada surat dinas untuk memudahkan pengarsipan dan pencarian data pada suatu instansi. Tanggal surat merupakan tanggal dibuatnya surat dinas dan memberikan informasi mengenai waktu terjadinya suatu kejadian atau kegiatan.
Lampiran surat merupakan dokumen pendukung yang terkait dengan isi surat dinas, seperti dokumen atau data yang diminta atau diberikan. Perihal surat merupakan bagian yang menjelaskan mengenai isi surat dinas secara singkat dan jelas.
Setelah memastikan isi surat dinas sudah lengkap, selanjutnya adalah menandatangani surat dinas dan dilampiri dengan tanda tangan atau stempel instansi. Tanda tangan pada surat dinas merupakan tanda bahwa surat tersebut sah dan resmi dari instansi yang mengirimkan surat dinas.
Dalam upaya finalisasi surat dinas, perlu diperhatikan bahwa surat dinas harus mematuhi format penulisan yang telah ditentukan dan harus mengikuti aturan dan kebijakan yang berlaku di instansi tersebut. Surat dinas yang sudah final dapat disebarkan kepada pihak yang dituju dan disimpan sebagai arsip di instansi yang bersangkutan.